月末にレシートの山を見て見ぬふりしていませんか？
経費にするためにもらってきた日々のレシート。お財布の中でパンパンに膨れ上がっていたり、机の引き出しに無造作に突っ込んだままになったりしていませんか？「確定申告の時にまとめてやればいいや…」と後回しにすると、後から数ヶ月分のレシートを前に絶望することになります。
この記事では、手間をかけずに税務調査でも困らない、ズボラな人でも確実に続けられる「領収書・レシートの超簡単な保管ルール」を解説します。
そもそも領収書やレシートはいつまで保管が必要？
青色申告も白色申告も「原則7年（一部5年）」が絶対ルール
確定申告が終わったからといって、レシートをすぐに捨ててはいけません。個人事業主の場合、青色申告でも白色申告でも、帳簿や領収書などの書類は「原則7年間（一部の書類は5年間）」の保存が法律で義務付けられています。万が一、税務調査が入った際に「捨ててしまいました」は通用しないため、年ごとにまとめてしっかり保管しておく必要があります。
「宛名ありの領収書」と「レジのレシート」、実はレシートの方が優秀？
「経費にするなら、手書きで宛名と『お品代』と書かれた領収書をもらわなきゃ」と思い込んでいませんか？実は、税務署が確認したいのは「いつ・どこで・何を・いくらで買ったか」という具体的な事実です。
「お品代」とだけ書かれた手書きの領収書よりも、商品名が1つひとつ印字されているレジのレシートの方が、証拠としての価値が高く優秀なのです。無理に手書きの領収書を書いてもらう必要はなく、普段の買い物はレシートをもらうだけで全く問題ありません。
ノートに綺麗に貼る必要なし！超簡単な保管ステップ
100均でOK！用意するのは「月別のクリアファイル（または封筒）」だけ
よく「レシートは日付順にノートに綺麗に糊付けしましょう」という解説がありますが、そんな面倒なことをする必要はありません。用意するのは、100円ショップで売っている「13ポケットのドキュメントファイル」や「月ごとに分けた12枚の封筒」だけで十分です。
日付順に並べなくて大丈夫！月ごとに放り込むだけのざっくり管理術
買い物をしたら、レシートをその月のファイル（または封筒）にポンと放り込むだけ。これだけで保管は完了です。ファイルの中で1日と25日のレシートが混ざっていても気にする必要はありません。「月ごとに分かれていて、なくさないこと」が最も重要です。後から帳簿に入力する際に、その月の束をバサッと出して入力すれば良いのです。
クレジットカードの明細や、領収書を紛失した時の裏ワザ
万が一、レシートを紛失してしまったり、自動販売機やご祝儀などでそもそも領収書が出なかったりした場合はどうすればよいでしょうか。 その場合は文房具屋などで売っている「出金伝票」に、日付・支払先・内容・金額をメモして残しておけば経費として認められます（メモ帳への記録でも可）。また、クレジットカードで支払ったものは、Web明細が支払いの証明を補強してくれるため、カード決済をメインにしておくと管理がさらにラクになります。
※但しカード明細は領収書では無いのでカード明細があるからと言って領収書やレシートを捨てるのは絶対にNGです。
ネット通販の領収書はどうする？（電子帳簿保存法の基本）
Amazonや楽天の領収書は「データのまま」保存が義務化
近年「電子帳簿保存法」という法律が変わり、Amazonや楽天などのネット通販で発行されたPDFの領収書や、メールで届いた請求書などは、「紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければならない」というルールになりました。ネットで完結した取引は、デジタルのまま残すのが現在の基本です。
スマホやPCの中に「年・月ごと」のフォルダを作って保存しよう
難しく考える必要はありません。パソコンやクラウドストレージ（Googleドライブなど）の中に「202X年」という大きなフォルダを作り、その中に「01月」「02月」と小フォルダを作ります。ネット通販で経費を使った際は、領収書のPDFデータをその月のフォルダに保存していくだけで、法律に則った立派なデータ保存が完了します。
まとめ：溜め込まないコツは「月1回の経理デー」を作ること
領収書やレシートの管理で一番大切なのは、綺麗に糊付けすることではなく「なくさず月別に分けてあること」です。
- 紙のレシートは、月別のファイル（封筒）に放り込む
- ネット通販のPDFは、月別のパソコンフォルダに保存する
これなら、どんなに忙しくても続けられるはずです。溜め込まないコツは、毎月「第1土曜日の午前中」など、月1回の「経理デー」を作って一気に処理してしまうこと。書類の整理ができたら、次はいよいよ無料Excelツールなどを使った「帳簿への入力（記帳）」へと進みましょう！
コメント